Командировки в страната и чужбина: документи, разходи и данъчно третиране през 2026 г.

Командировки в страната и чужбина са често срещана практика, чрез която работодателят изпраща работник или служител да изпълни конкретна служебна задача извън мястото на постоянната му работа. Тя не променя характера на длъжността, а само мястото, на което временно се полага трудът.

За периода на командировката служителят запазва правото си на трудово възнаграждение и при изпълнение на нормативните условия получава пътни, дневни и квартирни пари. 

Правилното документиране е важно както за защита на правата на служителя, така и за признаването на командировъчните разходи за данъчни цели.

Научете най-важното за счетоводното отчитане и документиране на командировките в страната и чужбина от експертите на Tatkovci. 

Материалът е с информационна цел и е актуализиран към юли 2026 г. При конкретен казус е препоръчителна консултация със счетоводител, данъчен експерт или специалист по трудово право.

Какво представлява командировка в страната и чужбина?

Съгласно Кодекса на труда командироването представлява временно изпълнение на трудовите задължения извън мястото на постоянната работа. Работодателят може едностранно да определи необходимостта от командировката, нейното място, задачата и продължителността ѝ, когато нуждите на предприятието налагат това.

Обикновената командировка в страната и чужбина не трябва да се бърка с изпращането на служител в друга държава в рамките на предоставяне на услуги. При командироване в предприятие от същата група, изпълнение на договор с чуждестранен получател или предоставяне на персонал може да се приложи специалният режим по чл. 121а от Кодекса на труда. Той има различни изисквания относно споразумението, условията на труд и вписването в регистъра на заетостта.

Важно е да се отбележи, че вомандироването не променя характера на работата и останалите условия по трудов договор или граждански договор, освен ако страните не договорят друго. 

Кога е необходимо писменото съгласие на служителя?

Работодателят може да изпрати в командировка в страна и чужбина работник или служител за период до 30 календарни дни без прекъсване. Когато командировката трябва да продължи повече от 30 календарни дни, е необходимо предварително писмено съгласие на служителя.

Писмено съгласие се изисква и при командироването на:

• бременна работничка или служителка;
• работничка или служителка в напреднал етап на лечение инвитро;
• майка на дете до 3-годишна възраст.

Работодателят не може да изпрати в командировка в страна и чужбина тези лица без изричното им писмено съгласие. За ползването на специалната закрила съответното състояние трябва да бъде удостоверено по надлежния ред, когато законът изисква това.

Заповед за командировка в страната

Командировките в страната се извършват въз основа на предварително издадена писмена заповед. От 2023 г. заповедта може да бъде създадена и като електронен документ, когато отговаря на приложимите изисквания за електронна идентификация и електронни удостоверителни услуги.

При особени обстоятелства, които налагат незабавно заминаване, работодателят може първоначално да даде устно нареждане. В такъв случай писмената заповед трябва да бъде издадена в 3-дневен срок.

Заповедта за командировка в страната трябва да съдържа най-малко:

• наименование на предприятието и длъжностното лице, което издава заповедта;
• трите имена и длъжността на командирования;
• място на командироването;
• конкретна служебна задача;
• продължителност на командировката;
• полагащи се пътни, дневни и квартирни пари;
• начин на пътуване;
• вид на отчета за извършената работа;
• необходимост от заверка на заповедта на мястото на командировката.

Промяна на срока или на други съществени условия трябва да бъде извършена с нова писмена заповед.

Какво съдържа заповедта за командировка в чужбина?

Командировката в чужбина също се извършва въз основа на писмена заповед, която може да бъде издадена електронно. Нейното съдържание е по-подробно, тъй като трябва да бъдат уредени валутата, международният транспорт и допълнителните разходи.

В заповедта обикновено се посочват:

• командироващото предприятие;
• основанието за издаване;
• името, местоработата и длъжността на лицето;
• началната дата и продължителността;
• държавата и населеното място;
• пътните, дневните и квартирните пари;
• паспортните, визовите и другите такси;
• служебната задача;
• транспортното средство и маршрутът;
• ръководителят, предложил командировката;
• лицето, което издава заповедта;
• предприятието, за чиято сметка са разходите.

По този начин първоначалният текст неправилно представя част от тези реквизити като общовалидни и за командировките в страната.

Пътни разходи при командировка в страната

На командирования се заплащат разходите за пътуване до мястото на изпълнение на задачата и обратно. В определени случаи се покриват и разходите за обществен транспорт в рамките на населеното място.

Работодателят определя вида на транспорта, като го посочва в заповедта. При използване на личен автомобил се възстановява равностойността на изразходваното гориво според разходните норми на производителя за комбиниран градски и извънградски режим.

В заповедта трябва да бъдат посочени видът и марката на автомобила, разходната норма, видът и цената на горивото, маршрутът и изминатото разстояние. Когато с автомобила пътуват няколко командировани лица, пътните пари се изплащат само на водача.

Ако лицето използва безплатен транспорт, не му се дължат пътни пари. Когато има право на намалена тарифа, възстановяването се извършва съобразно тази тарифа.

Дневни пари при командировка в страната през 2026 г.

От 1 януари 2026 г. дневните пари при командировка в България са:

• 22 евро за всеки календарен ден, когато служителят остава да нощува в мястото на командировката;
• 11 евро, когато служителят изпълнява служебните си задължения през по-голямата част от работното време в друго населено място, но не остава да нощува.

Правилното изчисляване на дневните пари и облагаемата част от тях често е част от текущото ТРЗ обслужване на предприятието. 

Командировката се изчислява в календарни дни и включва дните за пътуване, изпълнение на задачата, както и почивните и празничните дни, които попадат в периода.

При определени условия работодателят може да определи по-високи дневни пари. За данъчните цели обаче е особено важна границата до двукратния нормативен размер.

Дневни пари не се заплащат, когато в мястото на командировката на служителя е осигурена целодневна безплатна храна.

Квартирни пари при командировка в страната

Квартирните пари покриват действително платените разходи за нощувка, включително съответните данъци и такси. Служителят трябва да представи документ, издаден по установения ред.

Размерът на квартирните пари се утвърждава от работодателя. Утвърдената сума може да бъде по-висока от първоначално определената в заповедта, ако това е необходимо и разходът е надлежно документиран.

Квартирни пари не се изплащат, когато на командирования е осигурена безплатна нощувка.

Командировъчни разходи при пътуване в чужбина

При командировка в чужбина пътните разходи се възстановяват в действително извършения размер по най-краткия или икономически най-изгодния маршрут.

При пътуване със самолет командированият по правило има право на билет в икономична класа. Изключение е възможно при неотложна задача, когато пътуването в икономична класа е обективно невъзможно.

При използване на личен или служебен автомобил на водача може да се изплати:

• 50% от стойността на самолетен билет за съответната дестинация по най-изгодната тарифа; или
• равностойността на изразходваното гориво по нормите на производителя.

Към сумата могат да бъдат добавени свързаните с автомобила разходи за платени магистрали и паркинг.

Дневните и квартирните пари за чужбина се определят по държави съгласно приложение № 2 към Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина. Ръководителите на предприятия могат да определят различни дневни пари, но не повече от двойния размер, предвиден в приложението. При необходимост квартирните разходи могат да бъдат възстановени и в действителния им размер.

Как се отчитат командировъчните разходи?

След завръщането си от командировка в страната служителят трябва в 3-дневен срок да представи отчет за извършената работа, освен когато резултатите са отразени в друг официален документ.

Към авансовия отчет или сметката за командировката се прилагат документите за:

• транспорт;
• нощувки;
• платени пътни такси и паркинг;
• други одобрени служебни разходи.

При самолетно пътуване могат да бъдат изискани билет, протокол за самолетен билет и/или бордна карта. Следователно не е напълно точно да се твърди, че разходът задължително се доказва само с бордна карта.

Данъчно третиране на командировъчните разходи по ЗКПО

Разходите за пътуване и престой могат да бъдат признати за данъчни цели, когато лицето е в трудово или извънтрудово правоотношение с предприятието, включително когато е управител или член на управителен или контролен орган, и пътуването е свързано с дейността на дружеството.

Не се признават разходите за пътуване и престой на акционери или съдружници, когато те пътуват единствено в качеството си на акционери или съдружници. Ако същото лице изпълнява управленска, трудова или друга реална дейност за предприятието, данъчното третиране трябва да се анализира според конкретното правоотношение и целта на пътуването.

За признаването на командировъчните разходи са особено важни:

• връзката с икономическата дейност;
• правилно издадената заповед;
• наличието на отчет;
• фактурите, билетите и другите разходооправдателни документи;
• съответствието между документите и реално извършеното пътуване.

За да бъдат разходите признати за данъчни цели, е препоръчително документите да бъдат проверени от вашия счетоводител или счетоводна кантора. 

Облагат ли се командировъчните пари по ЗДДФЛ?

При трудови правоотношения в облагаемия доход на служителя не се включват:

• пътните и квартирните пари, доказани документално;
• дневните пари до двукратния размер, определен в съответния нормативен акт.

Това означава, че за пътните и квартирните разходи законът не определя същия фиксиран данъчен лимит, какъвто е предвиден за дневните. Те обаче трябва да бъдат реални, свързани с командировката и доказани с необходимите документи.

Частта от дневните пари, която превишава двукратния нормативен размер, представлява облагаем доход на физическото лице. Същият принцип се прилага и при командировъчни, изплатени по извънтрудови правоотношения, когато сумите са за сметка на възложителя.

Командировъчни разходи на едноличен търговец

При определянето на облагаемия доход от стопанска дейност като едноличен търговец се включва превишението над двукратния нормативен размер на дневните командировъчни пари на собственика на предприятието.

Следователно и при едноличните търговци е необходимо ясно разграничаване между документално доказаните пътни и квартирни разходи и дневните пари над законово установения необлагаем праг.

Най-често допускани грешки при командировки в страната и чужбина

Една от най-честите грешки е използването на остарели размери на дневните пари. Други пропуски са липсата на предварителна заповед, непълен маршрут, неправилно описан личен автомобил и липса на документи за нощувка или транспорт.

Проблем може да възникне и когато служебното пътуване се съчетава с личен престой. В такъв случай разходите трябва ясно да бъдат разграничени, за да не бъдат отнесени към дейността на предприятието лични разходи на служителя.

Особено внимание е необходимо и при пътуване в друга държава от ЕС. В зависимост от задачата и отношенията с приемащото предприятие може да е приложим не общият режим за служебна командировка, а специалният режим за командироване в рамките на предоставяне на услуги.

Заключение

Правилното оформяне на командировките изисква повече от издаването на стандартна заповед. Работодателят трябва да определи ясно служебната задача, срока, маршрута, транспорта и полагащите се командировъчни пари. След приключването на пътуването всички разходи трябва да бъдат отчетени и подкрепени с подходящи документи.

Добрата организация намалява риска от трудови спорове, непризнати фирмени разходи и облагане на суми, които при правилно документиране биха могли да останат необлагаеми.

Материалът е с информационна цел и е актуализиран към юли 2026 г. При конкретен казус е препоръчително да се свържете със счетоводител, данъчен експерт или специалист по трудово право.